Jak efektivně delegovat a udělat více práce
Co zahrnuje práce virtuální asistentky a jak vypadá spolupráce jsem již představila v dřívějších článcích. Dnes bych se ráda zaměřila na to, jak se naučit delegovat svoji práci na někoho jiného, neb spousta podnikatelů má potřebu dělat všechno osobně nebo neví, jak zjistit co lze delegovat a co ne. Věřím, že vám tento článek pomůže v dalším rozhodování.
Pokud pracujete samostatně, můžete udělat jen omezené množství práce, ať pracujete jakkoli tvrdě. Za den můžete pracovat jen určitý počet hodin. V těchto hodinách můžete splnit jen určitý počet úkolů. Existuje jen určitý počet lidí, kterým můžete díky těmto úkolům pomoci. A protože počet lidí, kterým můžete pomoci, je omezený, váš úspěch je omezený. Jedním z nejběžnějších způsobů překonání tohoto omezení je naučit se, jak delegovat svou práci na jiné lidi.
„Chcete-li, aby něco bylo provedeno správně, musíte to udělat sami“
To je klasický výrok většiny profesionálů a perfekcionalistů. Máte pocit, že nikdo nedokáže úkol udělat tak dobře, jako byste ho udělali vy. Koneckonců, co je jednodušší: navrhovat a psát obsah pro brožuru, která propaguje novou službu, kterou znáte jako své boty nebo si vytvořit podpůrný tým a nechat to na ostatních? Znáte obsah zevnitř i zvenku. Ve spánku můžete chrlit prohlášení o výhodách. Bylo by pro vás relativně jednoduché sednout si a napsat to. Byla by to dokonce zábava! Otázka ale zní: „Bylo by to dobré využití vašeho času?“
I když na první pohled je snazší to udělat sami, než vysvětlit strategii za brožurou někomu jinému, existují dva klíčové důvody, které znamenají, že je pravděpodobně lepší delegovat úkol na někoho jiného:
- Pokud máte schopnost vést novou kampaň, je pravděpodobné, že vaše dovednosti budou lépe využity při dalším rozvoji strategie a při příchodu dalších nových nápadů. Delegace vám umožňuje co nejlépe využít váš čas a dovednosti.
- Smysluplným zapojením dalších lidí do projektu rozvíjíte dovednosti a schopnosti těchto lidí. To znamená, že příště až přijde podobný projekt, můžete úkol delegovat s vysokou mírou jistoty, že bude proveden dobře, s mnohem menším zapojením z vaší strany.
Zprvu můžete mít pocit, že vám delegace může způsobit více potíží, než užitku, ale efektivním delegováním můžete výrazně rozšířit množství práce, kterou můžete předat. Když uspořádáte pracovní zátěž tak, abyste pracovali na úkolech, které pro vás mají nejvyšší prioritu, a ostatní lidé mohou pracovat na ostatních úkolech, máte recept na úspěch.
Chcete-li efektivně delegovat, vyberte správné úkoly, které chcete delegovat, identifikujte správné osoby, které chcete delegovat, a delegujte správným způsobem. Jakmile budete efektivně delegovat, dosáhnete mnohem větších úspěchů než jste si mysleli!
Kdy a jak delegovat
Delegování je prospěšné pro obě strany, pokud je provedeno vhodným způsobem, to však neznamená, že můžete delegovat cokoli. Chcete-li zjistit, kdy je delegování nejvhodnější, musíte si položit několik klíčových otázek:
- Existuje někdo jiný, kdo má (nebo může dostat) potřebné informace nebo odborné znalosti k dokončení úkolu? Je to v zásadě úkol, který může udělat někdo jiný, nebo je zásadní, abyste to zvládli sami?
- Je to úkol, který se bude v podobné podobě opakovat i v budoucnu?
- Máte dostatek času na efektivní delegování práce? Musí být k dispozici čas na odpovídající školení, na otázky a odpovědi, na příležitosti ke kontrole pokroku a na přepracování, pokud je to nutné.
- Je to úkol, který byste měli delegovat? Úkoly zásadní pro dlouhodobý úspěch (například nábor správných lidí pro váš tým) skutečně vyžadují vaši pozornost.
Pokud můžete odpovědět „ano“ alespoň na některé z výše uvedených otázek, mohlo by se vyplatit tuto práci delegovat. Chcete-li efektivně delegovat, postupujte podle těchto čtyř kroků:
- Najděte správné úkoly, které chcete delegovat.
- Určete ty správné lidi, kteří budou danou dělat práci.
- Poskytněte jasné pokyny a sledujte pokrok.
- Zkontrolujte výsledky a poskytněte zpětnou vazbu.
Pokud budete postupovat podle výše uvedených kroků, jste na cestě k úspěchu v delegování. Pokud je delegování prováděno efektivně, představuje neuvěřitelně mocný způsob, jak můžete získat zpět svůj čas a být efektivnější. Co říkáte, stojí to za zkoušku?
