G Suite Day 2020

V pondělí 13. července 2020 se uskutečnila akce pro všechny nadšence digitální kanceláře od Googlu, G Suite Day 2020. Byla připravena zajímavá témata, která ukázala, jaké skvělé věci může člověk v G Suite udělat.

Cílem akce bylo zvyšování dovednosti v technologiích a podpora růstu jednotlivců i celé společnosti. Podívejte se co vše je dnes v G Suite a dalších vybraných nástrojích možné.

Google User Group

Akce byla organizována komunitou GUG.cz – spolkem, který již 11 let tvoří ty nejzajímavější akce pro širokou veřejnost – pro programátory, podnikatele, učitele a uživatele hledající akce, které jim pomohou zlepšit se v tom, co je baví. GUG.cz nezávisle spolupracuje s Google (z toho i plyne zkratka GUG – Google User Group) a dalšími firmami, které v průběhu roku pomáhají šířit digitální technologie způsoby, které pochopí každý. Pomáhají nejen veřejnosti, ale také sobě navzájem. Jedná se o komunitu s více jak 250 členy, která se nebojí udělat skvělou akci “po svém” a navzájem si vypomoci svými znalostmi z různých oborů.

Vzdělávání s Google

Samotný gigant Google nabízí velké množství možností vzdělávání pro širokou veřejnost:

• Grow with Google – bezplatné kurzy, nástroje nebo osobní školení – ať už si chcete najít práci, kariérně vyrůst, nebo rozšířit své podnikání, Google vám pomůže získat ty správné dovednosti. Nabízí se kurzy pro váš osobní rozvoj, podnikání, startup, aplikaci nebo YouTube stránku, ale také pro vaši neziskovou organizaci, třídu nebo kulturní organizaci.
• Digitální garáž – nové dovednosti pro digitální svět, rozvoj kariéry nebo podnikání vlastním tempem pomocí flexibilních personalizovaných výukových kurzů, které zvýší vaši digitální gramotnost, posílí vaši sebedůvěru a pomohou vám uspět. Získáním certifikace v kurzu Základy digitálního marketingu prokážete zaměstnavateli, že máte přehled o základních pojmech digitálního marketingu. Tuto kvalifikaci můžete rovněž přidat do svého životopisu a snadno ji nahrajete do profilu na LinkedIn.
• New Generation of Founders – bezplatné workshopy pro rozvoj vašich podnikatelských nápadů. Na workshopu se naučíte základy metody Design Thinking – metody řešení problémů zaměřené na uživatele, která začíná pochopením jejich potřeb, pokračuje zkoumáním inovativních řešení a končí testováním rychlých prototypů. Design Thinking je jednou z metod, kterou používá Google k vývoji inovativních produktů a nápadů, a může být začátkem vašeho start-upu.

Řečníci a přednášky

Program G Suite Day byl nabitý a nabízel 2 paralelní tracky s půlhodinovými přednáškami. Mezi řečníky byli ti nejlepší z nejlepších – od “power users” po experty i samotné Googlery:

• Filip Goszler – Community Navigator @ GUG.cz / Executive Director @ Impact Hub Ostrava
• Dávid Kováč – CEO & Collaboration engineer @ Adante Systems
• Pavel Minář – IT konzultant a specialista na G Suite, zakladatel Procesoid.com
• Markéta Ubíková – Digitální koučka a lektorka
• Ivan Kutil – Co-founder, CTO & Senior Google Cloud Architect @ AppSatori
• Daniel Čech – G Suite Deployment and Migration Specialist @ Revolgy
• Pavel Krejsa – Customer engineer pro Google Cloud a G Suite @ Google
• Radovan Jansa – Google for Education Certified Trainer, nadšenec do technologií, učitel a cestovatel
• Martin Krček – AI Senior Consultant @ IBM / Google Developer Expert for Google Assistant
• Jiří Bartušek – Technology Innovator @ GUG.cz / Project Manager @ FG Forrest, a.s.

Úvodní představení a zahájení akce provedl Filip Goszler a Dávid Kováč. Následovalo rozdělení do dvou tracků a každý účastník si vybral téma podle svého. Mě osobně zaujaly přednášky na následující témata.

G Suite pro freelancery v praxi

První přednášky se zhostila Markéta Ubíková, digitální koučka a lektorka, která prostřednictvím projektu Smart žena pomáhá ženám orientovat se v online a digitálním světě. Markéta se na technologie a digitální nástroje dívá ženským praktickým pohledem a zastává digitální minimalismus.

Během své přednášky přinesla celkový pohled na G Suite z pohledu individuálního podnikatele a z pohledu poradce, který pracuje s důvěrnými daty, a soustředila se na porovnání soukromého bezplatného účtu Gmailu a placené verze G Suite.

• V rámci placeného G Suite můžete provázat svoji doménu a komunikovat s klienty prostřednictvím své emailové adresy, např. tereza@suchanova.cz. S G Suite můžete růst, neb můžete přidávat další uživatele a spolupracovat s více lidmi. Můžete vytvářet také aliasy, které mohou simulovat větší organizaci (můžete vytvořit emaily jako podpora@, info@, finance@, projekty@, atd.). Pro klienty můžete vytvořit skupinové adresy, tzv. Google skupiny, které jsou navázané na vaši doménu a zakázku, např. projektA@suchanova.cz.
• V základní verzi máte k dispozici 30 GB (ve verzi Business dokonce neomezeně) online prostoru/úložiště, oproti 15 GB v bezplatné verzi Gmailu.
• Vzhledem k tomu, že se jedná o cloudovou službu, máte svá data neustále k dispozici. G Suite nabízí kompletní kancelářský balíček, který je srovnatelný a kompatibilní s Microsoft Office.
• G Suite funguje také offline. Díky prohlížeči Chrome vám celý Google Disk funguje bez připojení. Jakmile se připojíte do sítě, vše se ihned automaticky sesynchronizuje.
• Data v G Suite jsou chráněna a zabezpečena. Všechno, co vytvoříte v G Suite, je chráněno duševním vlastnictvím firmy. Ve vyšším verzích obsahuje také ochranu před ztrátou dat.
• Vaše data v G Suite jsou v bezpečí díky dvoufázovému ověření a správě koncových bodů. Bezplatná verze Gmailu nesplňuje podmínky GDPR, které jsou plně v souladu s legislativou EU.
• G Suite také garantuje 99,9% fungování služby a obsahuje technickou podporu 24/7.

20 tipů a triků pro Gmail, Google Kalendář a Google Disk

Druhou přednášku vedl Pavel Minář, IT konzultant a specialista na G Suite. Pavel je držitelem autorizace Google Cloud Partner a autor webových stránek Jak na IT, kde naleznete chytré návody na počítače, mobily a web. V roce 2015 s Robertem Vlachem a Danem Dimitrovem založil Procesoid.com – webovou aplikaci na procesní řízení pro firmy, týmy a nezávislé profesionály.

Od Pavla jsem se dozvěděli smršť tipů a triků pro G Suite:

1. Chrome nabízí možnost více profilů – každý účet nabízí striktní oddělení jednotlivých hesel, historie, zapamatovaných hesel atd. Oddělíte si tak soukromé a pracovní prostředí.
2. Oblíbené položky lze uložit nejen hvězdičkou, ale také díky složkám v záložkách.
3. Gmail – chat lze kompletně vypnout nebo jen přesunout na pravou stranu, čímž se vám uvolní místo na levé straně pro vaše štítky.
4. Gmail – nastavení zobrazení emailů bez úryvku a vypnutí upozornění na novou poštu vám pomůže se lépe koncentrovat.
5. Gmail – nastavení filtru pro nové emaily do složky „Fronta“, kdy nové emaily zpracujete jednou za den a můžete se soustředit na práci.
6. Gmail – štítky a emoji. Drag & Drop systémem lze přiřadit štítek emailu, nejen email ke štítku.
7. Gmail – odložení zprávy. Co je v doručené poště je nevyřešeno, dokud to není archivováno. Odložený email se skryje do termínu, který zvolíte a v daný čas se vrátí do složky zpět.
8. Gmail – převod emailů do úkolů nebo kalendáře. Stačí zapnout postranní panel „Úkoly“. Email poté do úkolů pouze přetáhnete. Při stanovení deadline se propíše i do kalendáře. Email lze také přetvořit do události pomocí třech teček v otevřeném emailu.
9. Gmail – klávesové zkratky. V nastavení je nutno zapnout, defaultně vypnuto. Užitečné příklady: C = nový email, R = odpovědět, A = odpovědět všem, L = přiřadí štítek, ? = tabulka všech kratek.
10. Kalendář – schůzky s kolegy. V políčku „Schůzka s…“ vyplníte pouze jméno/email a ihned vidíte dostupnost pro schůzky.
11. Kalendář – vyhledat čas. V události kalendáře stačí vybrat „Navrhované časy“.
12. Kalendář – lze vytvořit i kalendář na to kde se nacházíte, takže klienti vidí, kde který den jste. Lze také vygenerovat HTML kód a umístit na web.
13. Kalendář – buzer lístek. Celodenní události pro něco, čeho chcete dosáhnout. Vhodné na naučení nových návyků.
14. Google Keep – rozpoznávání textu. Vyfotíte obrázek, text z obrázku lze pomocí třech teček přetvořit na text.
15. Rychlé vytvoření dokumentu nebo poznámky. V Chromu použitím doc.new, sheet.new, keep.new, slides.new atd.
16. Google Keep lze převést do Google dokumentu pomocí Drag & Drop. Na postranním panelu.
17. Google Disk – vyhledávání. Zadání textu i druh dokumentu. Vyhledávání i v obrázcích.
18. Google Disk – lze přidat komentáře k nahraným dokumentům Word, Excel či PDF.
19. Sdílené disky G Suite Business nabízí neomezený prostor již od 1 uživatele.
20. Gmail i Google Disk mohou fungovat offline.

Doplňky a aplikace v Google Disku

Třetí přednášku, kterou jsem si vybrala, moderoval Radovan Jansa – Google for Education Certified Trainer, nadšenec do technologií, učitel a cestovatel. Radovan pomáhá školám a firmám s přechodem na Google technologie a učí je, jak využívat online spolupráci a komunikaci pro efektivnější fungování. Je certifikovaný trenér společnosti Google, aktivní člen komunity Google User Groups, učitel zeměpisu na Gymnáziu v Novém Jičíně a vášnivý cestovatel.

Radovanova přednáška se zaměřila na Google Disk a jeho doplňky a aplikace, které vám přidají nové funkce a propojení pomocí G Suite Marketplace, tržiště rozšíření a aplikací. Nabízí se filtrace dle kategorie a typu integrace. Instalace je jednoduchá jak pro doménu, tak pro jednotlivce. Užitečné integrace:

• DocHub – digitální podpisy a editace PDF
• MindMap – myšlenkové mapy
• LucidChart – diagramy a mockupy
• Autocrat – generování dokumentů z tabulek (např. certifikátů)
• Photos to Slides – import fotek do prezentací
• Form Publisher – instalace do formulářů, použití slučovacích polí, jako u Autocratu
• Choice Eliminator – instalace do formulářů, výběr možnosti u otázky je možné limitovat určitým počtem, např. limitovaný počet žáků na jeden předmět

Google Tabulky pro pokročilé uživatele

Čtvrtým přednášejícím byl Ivan Kutil, Co-founder, CTO & Senior Google Cloud Architect v AppSatori. Ivan je promyšlený technický inženýr s kreativní myslí a má zkušenosti a hluboké znalosti o produktech, službách a API Google ve všech hlavních platformách Google (G Suite, Cloud Platform, Web, Chrome, Mapy). Jeho rolí je vědět něco o všem, co se děje v tech světě, a pak inovovat v tomto prostoru. Rychle inovuje a prototypuje nové technické nápady, aby dokázal proveditelnost konceptu. Jeho primární odbornost je Google Apps Scripts a pomáhá automatizovat obchodní procesy.

Ivan představil tipy a triky, které využijete nejen při každodenní práci, ale i při pokročilé analýze dat, vhodné jak pro freelancery, tak firemní uživatele:

• Označení celého obsahu tabulky – kliknutí na obdélník vedle sloupce A a řádku 1.
• Pojmenování listů, barevné odlišení.
• Ukotvení prvního řádku. Jednoduše přetažením lišty v obdélníčku v rohu A/1.
• Schování jednotlivých řádků/sloupců – seskupení řádků, schování řádků.
• Vložení zaškrtávacího políčka, vhodné pro použití pro checklist.
• Podmíněné formátování – např. pokud zakliknete checkbox, řádek se skryje ( =$A1, =true, celý řádek).
• Import dat z webu – funkce IMPORTHTML (URL, dotaz (html nebo table), pozice (1 nebo 2) – při aktualizaci webu se aktualizuje i vaše tabulka.
• Funkce SUBSTITUTE – např. chcete odstranit CZK v textu (kde, co, čím nahradit) a mít pouze číselnou hodnotu, se kterou můžete dále pracovat.
• Funkce VALUE – změní text na číselnou hodnotu.
• Automaticky roztáhnout formátování všude, kde jsou data – ARREYFORMULA (odkud kam).
• Kontingenční tabulka – to už je vyšší dívčí 🙂

Na závěr Ivan také zmínil nové funkce, které budou představeny v roce 2020, jako jsou:

• Datové konektory – bezpečné propojení s daty z online řešení.
• Sheets Smart Fill – detekuje a učí se vzory při manipulaci s daty.
• Sheets Smart Cleanup – automatické nalezení duplicitních řádků či formátování čísel, histogram pro přehled rozložení hodnot.

G Suite a automatizace otravných procesů

Posledním přednášejícím byl Jiří Bartušek, IT specialista se zaměřením na kybernetickou bezpečnost, webový vývoj, integrace a správu systémů a IT management. Jirka je jedním z veteránů komunity GUG.cz, kde se také stará o celou infrastrukturu spolku. Integruje různé externí systémy ať už do G Suite, Google Docs, Atlassian produktů a prakticky všude tam, kde jsou nějaká data. Aktuálně pracuje jako Projektový manažer v internetové agentuře FG Forrest, kde se stará o projekty pro tuzemské i zahraniční projekty, od malých podnikatelů po velké mezinárodní korporace.

Jirkova přednáška byla zaměřena na G Suite a automatizaci procesů. Jedna věc je mít k dispozici skvělé nástroje, které umožňují ty nejspecifičtější požadavky, druhá pak je umět vše nastavit. Ne všechny nástroje se totiž umí napojit na specifické systémy. Díky automatizaci procesů eliminujete počet chyb, které je možné udělat. Postupem času si vytvoříte jakousi procesní mapu, kterou můžete předat snadno nováčkovi nebo jinému kolegovi. #ProcesNeniSprosteSlovo

V G Suite Marketplace je nepřeberné množství různých profesionálně vytvořených napojení. Zautomatizovat pravidelné procesy vám pomůže některý z těchto programů:

• Google Apps Script – umožňuje naprogramovat automatizaci přes JavaScript.
• Zapier – jednoduchá alternativa, netřeba znát programování, program pro integraci různých programů a aplikací umožňující automatizaci potřebných úkolů.
• Integromat – česká aplikace umožňující automatizovat jakékoliv procesy, dokáže propojit přes 180 nejpoužívanějších aplikací a služeb bez nutnosti znalosti programování.

Akce to byla vydařená. Během několika hodin se člověk dozvěděl spoustu užitečných tipů a triků, jak lépe a efektivněji pracovat s G Suite. Moc děkuji všem organizátorům a přednášejícím za jejich čas a sdílení svých znalostí. Těším se zase na další rok!