Digitální komunikace a její formy

Co je to digitální komunikace? Jednoduše řečeno, digitální komunikace zahrnuje snahu organizace o online komunikaci. Většina organizací dnes používá k propojení se současnými i potenciálními zákazníky, zaměstnanci a dalšími zúčastněnými stranami širokou škálu online kanálů – od svých webových stránek přes mobilní chat až po blogy.

Pro efektivní komunikaci se potřeba mít kvalitní a výkonný počítač, včetně dostatečné velikosti procesoru, RAM paměti a HDD disku.

Pokud používáte cloudové služby, máte přístup ke svým uloženým složkám a dokumentům odkudkoliv prostřednictvím Internetu. Jednotlivé dokumenty je možné sdílet s přáteli, kolegy či rodinnými příslušníky. S kýmkoliv na světě můžete upravovat stejný dokument a spolupracovat v reálném čase.

Komunikace může být:

• Synchronní – komunikace v reálném čase – telefonní hovory, chat, sociální sítě, WhatsApp,
• Asynchronní – komunikace bez nutnosti okamžité reakce – e-mail, formuláře a dotazníky, sdílené dokumenty a nástroje pro týmovou spolupráci.

Základem e-komunikace je e-mail

Pokud komunikujete s vnějším světem oficiální cestou, je důležité mít email tvořený jmeno.prijmeni@, nikoliv maruska.kocicka25@. Důležitý je také výběr domény (Seznam vs. Google), který ukazuje vaši digitální gramotnost.

Automatický podpis by měl být co nejstručnější a měl by obsahovat všechny zásadní informace, které druhá strana potřebuje vědět. Není vhodné používat celý podpis jako obrázek. Minimálně formát telefonního čísla by měl být textový, aby lidé, kteří čtou e-maily v mobilu, mohli ihned zavolat na uvedené číslo.

Netiketa nebo-li etiketa v oblasti elektronické komunikace a je velmi důležitá:

• než se pustíte do psaní e-mailu, rozmyslete si komu a co chcete sdělit, z jaké pozice jednáte a jaký vztah máte k adresátovi zprávy,
• pro jedno téma je vhodné používat jeden e-mail, neb v některých e-mailových službách se e-maily řadí do vláken, podle předmětu e-mailu,
• používejte předmět – je vhodné vybrat vhodné klíčové slovo a zaujmout tak příjemce zprávy,
• je vhodné psát stručné a věcné e-maily, ideálně jeden odstavec s uvedením možných řešení, jak vyřešit problém, který řešíte,
• používejte minimum barev, kapitálek a jiných zvýrazňovacích prvků,
• skrytý adresát se používá v případě, že odesíláte e-maily na více adres a nechcete, aby ostatní adresáti viděli e-mailové adresy ostatních; pokud potřebujete poslat více lidem stejný e-mail, může být váš email označen jako hromadný, pro tento případ je vhodné používat specializovaný program jako MailChimp, český EcoMail, SmartEmailing, TinyLetter, MailerLite atd,
• pokud odpovídáte všem, buďte si jisti, že chcete, aby opravdu všichni četli vaši odpověď,
• posílání příloh je dnes již trochu přežitkem, většina lidí si přílohy sdílí pomocí cloudových služeb.

Jedním z velmi častých nešvarů, který se na Internetu vyskytuje, je šíření poplašných, nebezpečných a zbytečných řetězových zpráv, tzv. hoaxů. Pravidelně aktualizovanou databázi nejrozšířenějších podvodných e-mailů najdete na hoax.cz.

Jak zpracovat doručené emaily – pravidlo 4D:

1. Delete – e-maily otevřete (pokud potřebujete) a nechtěné zprávy okamžitě archivujte nebo smažte.
2. Delegate – nerelevantní e-mail předejte dál (kolegům, přátelům, rodině).
3. Do – e-maily, na které máte informace a čas, okamžitě vyřešte.
4. Defer – zůstane vám v e-mailovém klientovi několik e-mailů, na které nemáte čas nebo dostatek informací, odložte je na jiný (ale konkrétní) termín.

Pokud budete pravidelně dodržovat pravidlo 4D, dostanete se jednoho dne k vysněnému zero inboxu. Jednáse o filozofii správy e-mailu, která se zaměřuje na způsoby, jak udržet vaši e-mailovou schránku prázdnou nebo co nejblíže tomuto stavu. Samostatný článek na toto téma najdete na mém blogu.

Každý jistě přemýšlí do kdy je vhodné (slušné) odpovědět na e-mail. Ideální je odpovědět na zprávu do druhého dne. Aspoň poslat první reakci, kde můžete důležitější a podrobnější informace doposlat později.

Pokud je e-mail vaším hlavním komunikačním kanálem, používejte automatizaci. Jak štítky nebo filtry v e-mailu samotném, tak specializované aplikace jako Zapier, český Integromat nebo IFTTT, které vám usnadní a zjednodušší život.

Další formy e-komunikace

• Videokonference – Zoom, Google Meet a Google Hangouts, Skype, Webex, Whereby, Jitsi.org. Porovnání komunikátorů z pohledu vzdělávání (odkaz).
• Skupinová komunikace – Slack, Discord, Google Chat, Microsoft Teams; Google Skupiny – skupinová e-mailová komunikace, kde se nemusíte nikam registrovat nebo mít e-mail na Googlu (pouze administrátor musí mít Gmail)
• Projektová komunikace – Trello, Freelo, Asana, Basecamp
• Domlouvání termínů – Doodle, Cally – jak rychle a snadno najít vhodný datum a místo pro vaše setkání; Google Kalendář – pokud všichni zúčastnění mají e-mail od Googlu, lze používat funkci „Najít termín“
• Sdílení informací – Google Doc, Google Sheets, Google Keep – sdílené tabulky, dokumenty, poznámky
• Komunikační aplikace – WhatsApp, Viber, Facebook Messenger – zkuste vypnout notifikace, abyste se mohli lépe soustředit

Jak se z toho nezbláznit?

S rozmachem digitální komunikace ale také roste potřeba jasných pravidel, která jsou pro bezpečnou komunikaci nezbytná. Svět digitální komunikace se každý den stále rozvíjí a rozhoduje o úspěchu v konkurenčním boji. Jak je vidět výše, komunikačních nástrojů a kanálů je nepřeberné množství. Jak ale zajistit, abyste nestrávili celý den online a nezbláznili jste se z toho?

Zredukujte komunikační kanály

Řekněte si, které komunikační kanály opravdu potřebujete a vyberte ty zásadní. Čím více kanálů budete chtít obsluhovat, tím méně času budete mít na jiné důležité věci.

Vyzkoušejte digitální detox

Jak provést digitální úklid a jak si po něm nastavit pravidla pro používání technologií? Funguje digitální detox? Cílem digitálního detoxu není odstranit sociální sítě a technologie z vašeho života nadobro. Jde spíš o to, přerušit zlozvyky, naučit se lépe prožívat přítomný moment a znovu dostat závislost na online světě pod kontrolu, aby vám přinášel radost a zábavu, a ne stres, špatné pocity a negativní důsledky do vašeho offline života. Je to příležitost, jak snížit stres a soustředit se na zážitky a vztahy ve fyzickém světě.

Ostřihněte se od sociálních sítí

Na které sociální síti trávíte nejvíce času? Život bez sociálních sítí bychom si dnes už asi těžko dokázali představit. Používáme je ke komunikaci, zasílání obsahu, získávání informací nebo prostě jen na zábavu. Někdy nám pomohou v krizové situaci nebo i když je nám zkrátka jen smutno. Na serveru Zvolsi.info najdete průvodce po sociálních sítích, který rozebírá:

• Sociální sítě – Facebook, Instagram, Youtube, TikTok, Twitter, Tellonym, Omegle
• Chatovací aplikace jako jsou WhatsApp, Messenger, Signal
• Konkrétní principy, na kterých jednotlivé sociální sítě fungují
• Pozitivní a negativní stránky sociálních sítí
• Závislost na digitálním světě a digitální minimalismus
• Tipy, jak se na sítích pohybovat zodpovědně a bezpečně
• Jednotlivé pojmy jako jsou museři, kybergrooming, FOMO, algoritmy, netolismus

Zbavte se závislosti na digitálních technologií

Jak se zbavit závislosti na digitálních technologií? Řešením je digitální minimalismus: používání technologií, při kterém se soustředíme na malý počet pečlivě vybraných digitálních aktivit. Digitální minimalismus je osvědčený způsob používání technologií, při kterém se v zájmu svých hodnot soustředíte na malý počet pečlivě vybraných digitálních aktivit. Zkroťte návykové technologie a získejte zpět svůj čas a koncentraci a přečtěte si knihu Digitální minimalismus od Cala Newporta.