Co je zero inbox a jak jej můžete dosáhnout?

Organizujete nějak svou emailovou poštu nebo máte neustále 250+ nepřečtených zpráv? Pokud k sobě budeme upřímní, je pravděpodobně mnohem více lidí s nepřehlednými schránkami než těch, kteří v nich mají pořádek. V případě, že chcete patřit k těm organizovaným, můžete vyzkoušet přístup Inbox Zero.

Inbox Zero, u nás známý více jako zero inbox, je filozofie správy e-mailu, která se zaměřuje na způsoby, jak udržet vaši e-mailovou schránku prázdnou nebo co nejblíže tomuto stavu.

Více než prázdná schránka

První věc, která člověka napadne, když si řekne termín zero inbox, je obrázek aktuální schránky Doručená pošta, která není zahlcena nepřečtenými zprávami. Můžete si také představit prázdnou schránku, ve které jsou všechny vaše e-maily archivovány nebo setříděny do příslušných složek.

Nejste daleko od pravdy. „Zero“ (nebo-li „Nula“) ve složce Doručená pošta však ve skutečnosti neodkazuje na počet zpráv, které máte v doručené poště. Ve skutečnosti se odkazuje na to, jak dlouho vám trvá používání doručené pošty.

Zero inbox je vlastně systém produktivity vyvinutý spisovatelem a hostitelem podcastů Merlinem Mannem jako způsob, jak omezit rozptýlení, zlepšit vaši efektivitu a produktivitu.

Jde o to, jak získat zpět svůj e-mail, vaši pozornost a svůj život. Ta „nula?“ Není to kolik zpráv je ve vaší doručené poště – je to, jaká část vašeho vlastního mozku je v doručené poště. Obzvláště když to nechcete. Toť vše.

Merlin Mann

Jak to tedy funguje?

Šrouby a matice zero inboxu

Cílem zero inboxu je minimalizovat množství času, které zbytečně ztrácíte, když používáte e-maily.

Studie společnosti McKinsey zjistila, že průměrný pracovník tráví téměř 30 % času kontrolou a odpovídáním na e-maily. Kromě toho neustálým obnovováním e-mailů můžete ztratit až 21 minut dne.

Zkombinujte to se skutečností, že průměrný profesionál přeruší práci 15krát denně, aby se podíval na svou doručenou poštu, a je jasné, jak e-maily mohou být velkou zátěží pro naši produktivitu. Zde přichází na řadu přichází zero inbox.

Podle Merlina Manna je nejlepším způsobem, jak minimalizovat rozptýlení e-mailů, ponechat schránku prázdnou. Udržování čisté e-mailové schránky rozhodně není na škodu. Mann také věří, že byste měli:

• Odstranit e-maily, které nejsou důležité.
• Odpovídat na důležité e-maily co možná nejdříve.
• Přeposílat e-maily, které můžete delegovat na někoho jiného.

Pokud to vypadá moc jednoduše, je to proto, že to tak je. V rámci tohoto přístupu nečtete své e-maily, zpracováváte je. Důvodem této terminologie je to, že se neočekává, že během fáze zpracování budete číst každé e-mailové slovo. Místo toho byste měli zkontrolovat e-maily a zvolit jednu z následujících pěti možností:

1. Odeberte e-mail: Pokud e-mail neobsahuje důležité informace, zbavte se ho odstraněním nebo archivací. Jde o to, že by neměl zůstat ve vaší doručené poště.
2. Delegujte pokud je to možné: Pokud obdržíte e-mail, o kterém si myslíte, že je někdo jiný lépe připraven na něj reagovat, předejte jej.
3. Odpovězte na e-mail: Pokud můžete odpovědět do dvou minut nebo méně, odpovězte na e-mail okamžitě.
4. Odložte reakci: Pokud čtení e-mailu nebo odpověď na e-mail trvá déle než dvě minuty, odložte akci na naplánovaný čas během dne, kde si můžete e-mail přečíst důkladněji a napsat odpovídající odpověď.
5. Udělejte svůj úkol: Pokud e-mail vyžaduje, abyste provedli rychlou a méně než dvouminutovou akci, jako je naplánování události v kalendáři, proveďte to okamžitě. Pokud akce trvá déle než dvě minuty, odložte ji.

Při provádění těchto kroků nezapomeňte své zprávy archivovat nebo přesunout do jiné složky nebo přiřadit relevantní štítky, aby vaše doručená pošta zůstala na nule.

Funguje to?

U systémů produktivity je třeba mít na paměti, že nikdy nebude existovat univerzální řešení. Zero inbox pracuje pro některé lidi skvěle, ale jiní by mohli považovat myšlenku neustálého organizování své doručené pošty za frustrující. Někteří lidé mohou být dokonce tak odhodláni udělat z Doručené pošty s jedním e-mailem zero inbox, že se budou ztrácet tolik času, kolik by měli s přeplněnou poštou.

„Projekt Inbox Zero závisí na vašem osobnostním typu,“ řekla obchodnice Michelle Urban, která spolupracuje s technologickými společnostmi v její marketingové agentuře Marketing 261. „Bez ohledu na úroveň úzkosti vaší schránky se nemusíte dívat na doručenou poštu. E-mail (také Slack) kontrolujte pouze v určených časech během dne. Já osobně vše kontroluji třikrát denně. Věci mohou počkat.“

Teorie kognitivního zatížení naznačuje, že když vyčerpáme naši mentální energii, je méně pravděpodobné, že se budeme dobře rozhodovat, učit se nové informace a vytvářet dlouhodobé vzpomínky. Zachování prázdné schránky jako takové může omezit některé z těch rozptýlení, které odštěpují vaši duševní energii. Navíc, pokusit se najít důležité informace v přeplněné doručené poště s více než 250 nepřečtenými zprávami a tisíci netříděnými e-maily, může být pro většinu lidí zdrcující.

Co byste ještě měli vědět o zero inboxu

Jak již bylo řečeno, udržování zero inboxu může samo o sobě dostatečně rozptylovat. Jeho zásady nemají vlastní zabezpečení proti nadměrné kontrole e-mailů, proto se doporučuje je používat společně se systémem, který zcela omezuje rozptýlení e-mailů:

• Naplánujte si čas na kontrolu e-mailů. Jednou z oblíbených metod je kontrola e-mailů dvakrát během dne: jednou ráno a znovu odpoledne.
• Vypněte mobilní upozornění. Zapněte telefon v tichém režimu nebo zapněte možnost „nerušit“, abyste se vyhnuli zobrazování e-mailových oznámení, dokud nebudete připraveni.
• Podívejte se na aplikace, jako je Inbox Pause, které za vás odstraní e-mailové rozptýlení.

Zvažte také použití e-mailových filtrů, abyste omezili zbytečnému nepořádku v doručené poště. Nechte své oblíbené informační newslettery zasílat do složky, která není sdílena s vaší doručenou poštou. Nastavte si e-mailovou schránku tak, aby e-maily zaslané přímo vám dostávaly štítky s vyšší prioritou než ty, kde jste pouze v kopii. Označte konkrétní e-mailové adresy v seznamu kontaktů podle toho, zda mají vysokou nebo nízkou prioritu. Tyto tipy vám pomohou zablokovat všechny rušivé e-maily.

Mám vyzkoušet zero inbox?

Odpověď na tuto otázku opravdu záleží na vás. Pokud jste někdo, kdo má rád pořádek a rutinu, pravděpodobně se vám bude líbit organizace, která přichází s používáním zero inboxu.

Pokud však při správě e-mailů již nejste tak efektivní, neočekávejte, že tento přístup to magicky vyřeší. Práce se zero inboxem vyžaduje aktivitu, takže se musíte naučit, jak být efektivnější, pokud chcete maximalizovat jeho výhody.