Jak může virtuální asistentka pomoci lidem na volné noze uvolnit čas na podnikání?

Stejně jako se lidé obracejí na Google nebo Siri, aby jim odpověděli na jejich otázky, budou se majitelé firem obracet na virtuální asistentky, když budou potřebovat podporu. Pokud to s rozvojem svého podnikání myslíte vážně, musíte nejprve zvážit, co ze své současné pracovní náplně můžete delegovat, abyste zvládli více práce.

A právě zde nastupuje virtuální asistentka. Mnoho nezávislých asistentů je skutečnými hrdiny v tom, že dělají to, co umí nejlépe. Obvykle je to důvod, proč začali podnikat. Udržování podniku v chodu však vždy vyžaduje také spoustu administrativních nebo opakujících se úkolů. Pokud se při jejich vykonávání necítíte šťastní, odčerpávají vám energii a berou vám veškerou radost. Tak to ale být nemusí!

Co je to ta virtuální asistentka a co vlastně dělá?

Virtuální asistentka vám může pomoci téměř s čímkoli! Některé asistentky se specializují na administrativu, jiné vám raději pomohou se zákaznickým servisem nebo dokonce s prodejem. Některé dávají přednost marketingu a vedení účetnictví, jiné baví angažovat se na sociálních sítích.

Virtuální asistentka vás podpoří nejen tím, že převezme úkoly, ale také vám pomůže rozhodnout a společně s vámi vymyslí, jak dosáhnout vašich cílů. Vaše virtuální asistentka je sama majitelkou firmy a ví, co to obnáší.

Další výhodou spolupráce s asistentkou je, že jste si našli obchodního partnera, který se zajímá o vaše podnikání stejně jako vy a chce, abyste se posunuli vpřed.

Největší výhodou je flexibilita! Svoji virtuální asistentku můžete kontaktovat kvůli malému projektu, na jednu nebo několik hodin týdně, na dodání určité práce nebo na tak dlouho či krátko, jak uznáte za vhodné. Virtuální asistentka vám nabízí takovou svobodu! Žádné závazky!

Proč byste měli spolupracovat s virtuální asistentkou?

Stát se majitelem firmy je něco, co se vyvíjí samo od sebe z vaší vášně, z vaší touhy pomáhat svým zákazníkům s hodnotou, kterou nabízíte. Nebo proto, že jste pocítili potřebu mít větší svobodu a být nezávislí na tom, co děláte nejraději. Být vlastním šéfem je náročné, ale zábavné!

Ale… než si to uvědomíte, utopíte se ve všech úkolech, které s sebou nese nezávislost. Zákony a pravidla jsou velmi přísné a vy je musíte všechny sledovat. Brzy se cítíte zahlceni a zdá se, že vám nezbývá žádný čas na to, abyste své podnikání rozvíjeli. Plavete tedy dál a snažíte se udržet hlavu nad hladinou? Nebo vyhledáte pomoc?

Přemýšlejte o virtuální asistentce. Najděte si někoho, kdo vám nabídne svůj čas a odborné znalosti. Tak si můžete navzájem pomáhat! K čemu mi taková virtuální asistentka bude?

Jak vybrat virtuální asistentku

1. Krok – Začněte si denně zapisovat, jakými úkoly se zabýváte.
2. Krok – Vytvořte si kontrolní seznam úkolů, které lze snadno převzít online.
3. Krok – Z tohoto kontrolního seznamu definujte, jaké dovednosti musí mít vaše osobní virtuální asistentka a na základě toho můžete začít hledat tu, která vám pomůže.

Naučte se efektivně delegovat a udělat více práce! Vaše asistentka vás zbaví povinností, které nemáte rádi nebo vám nejdou. Investicí do virtuální asistentky investujete do vlastního podnikání a uvolníte si čas, který jste dříve věnovali administrativě.

Typický seznam úkolů, se kterými vám může pomoci virtuální asistentka:

WEBOVÉ STRÁNKY

• tvorba a údržba webových stránek,
• vytvoření vstupní stránky nebo stránky události,
• zveřejňování nového obsahu,
• kontrola a oprava nefunkčních odkazů,
• sledování návštěvnosti vašich webových stránek,
• optimalizace vašich webových stránek pro účely SEO.

OBSAH

• vytvoření a zasílání digitálního newsletteru,
• copywriting pro webové stránky, brožury a mailingy, návrh brožur, složek, vizitek,
• tvorba a redigování obsahu,
• korektury textů,
• korektury a psaní (SEO-odolných) blogových příspěvků,
• tvorba, úprava a nahrávání vizuálů pro e-knihy, blogy, články, webové stránky, vyhledávání vhodných vizuálů / obrázků bez autorských práv,
• vyhledávání klíčových slov pro SEO,
• vyhledávání obsahu pro blogy nebo články,
• SEO odolné popisy produktů pro váš e-shop.

SPRÁVA SOCIÁLNÍCH MÉDIÍ

• vytvoření vašeho firemního profilu na Facebooku, Pinterestu, LinkedIn, Instagramu,
• používání sociálních médií vaším jménem,
• vytváření vizuálních materiálů, které se hodí k obsahu,
• vytvoření banneru pro váš profil na Facebooku, LinkedInu, Google My Business,
• plánování příspěvků na sociálních sítích,
• následná kontrola sociálních médií,
• návrh a úprava vizuálů pro sociální média.

BĚŽNÁ ADMINISTRATIVA

• správa e-mailů,
• aktualizace a segmentace seznamu vaší mailingové databáze,
• tvorba vizitek, složek, brožur, dopisů atd.,
• tvorba průzkumů, jejich rozesílání, sběr výsledků, následná kontrola a příprava grafického zobrazení výsledků,
• dotazování obsahu zákazníků,
• pořizování poznámek a psaní zpráv na online schůzkách,
• příprava nabídek,
• tvorba srovnávacích studií (např. cen pro nový nákup),
• přepisování audio nebo video materiálů (např. hlasových záznamů, titulků atd. ),
• obecná podpora: rezervace vstupenek, rezervace v restauracích atd.,
• správa souborů v cloudu: Dropbox, Disk Google a další,
• digitální organizace a archivace,
• vytvoření databáze,
• zadávání dat,
• aktualizace záznamů v databázi: články, klienti, dodavatelé,
• překlady.

ORGANIZACE

• organizace a koordinace (online) schůzek,
• rezervace služebních cest: letenky, hotely, taxi, pronájem aut,
• sestavení cestovního itineráře,
• vytváření pozvánek,
• rezervace míst, míst konání,
• pomoc s registrací a koordinací účastníků,
• vyhledávání dárků pro obchodní vztahy a jejich objednávání,
• příprava potřebných dokumentů: seznamy účastníků, certifikáty atd.

ÚKOLY SPOJENÉ S VEDENÍM KANCELÁŘE

• psaní dopisů, e-mailů, faktur,
• vytváření tabulek a grafických listů,
• vytváření formulářů,
• vytváření šablon,
• obchodní prezentace ve vašem domácím stylu,
• uvádění procesů a systémů do pořádku,
• vypisování došlých faktur,
• vytváření a odesílání faktur (v digitální podobě),
• příprava účetních knih před jejich předáním účetnímu.

Vidíte některé z úkolů, které vám zabírají spoustu času, a přemýšlíte o jejich outsourcingu? Pak byste rozhodně měli vyzkoušet spolupráci s virtuální asistentkou. Ale jak vlastně taková spolupráce s virtuální asistentkou vypadá? Přečtěte si více v samostatném článku! Pokud si důkladně rozmyslíte s čím vším by vám mohla virtuální asistentka pomoci, určitě i následně naleznete vhodnou asistentku s relevantními zkušenostmi a kvalifikací.

Máte další otázky, na které byste rádi získali odpověď? Neváhejte se na mě obrátit a já vám ráda pomohu!